これでバッチリ。ビジネスシーンでの電話のかけ方

前回「トラブルを未然に防ぐ電話対応のコツ」、前々回「社会人なら誰もが知っておきたい電話対応のキホン」では、電話を受けるときのマナーや基本について解説しました。

今回は電話のかけ方です。

電話を受けるときとはちがって、ある程度準備ができますから電話への苦手感も少しはましだと思う人もいるのではないでしょうか?

とはいえ、気は緩めてはいけません。

準備ができるぶん、用件を確実に伝えるために言うことを事前に整理しておくことが求められます。

しっかりと準備して望むようにしましょう。

準備は入念に

電話がかかってくるときとは違って、こちらからかけるときには事前に準備ができます。

準備は入念にしておきましょう。

確認しておくのは相手の社名、名前、部署名など。

また、メモのためのペンと紙を用意しておきます。

相手が忙しい時間帯だと迷惑をかけてしまうので、掛ける時間帯も確認します。

そして、一番重要なのが用件の整理です。

事前に頭の中で話す用件がしっかりと整理されていれば、途中で慌てることもないでしょう。

いつもお世話になっております

まずは挨拶です。


いつもお世話になっております。株式会社〇〇の橋本と申します。恐れ入りますが、開発部の鈴木様はいらっしゃいますでしょうか?

この例は相手に取り次ぎを頼むときです。

就業時間をすぎたあとに電話をかけるときは、最初に「夜分遅くに申し訳ございません」とつけるといいでしょう。

相手の都合を優先するのがかけるときのマナー

目的の人物が電話に出たらすぐに用件に入るのではなく、「今、お時間よろしいでしょうか?」と、話を続けてもいいか確認します。

このとき、続けて「□□の件についてお電話させていただきました」と付け足しておくと、相手も電話にかかる時間がイメージしやすくなります。

謝りの電話でも内容をはっきり伝えよう

謝罪の電話は口が重くなりがちですが、迷わずスパッと言ってしまいましょう。

クッション言葉をうまく使って、内容をスムーズに切り出します。


大変申し訳ございません。部長の田中に急用ができてしまいまして、先日お約束させていただいた打ち合わせの日にちを2日後に変更していただけますでしょうか?

理由を話すことができれば上出来ですね。

相手も事情を早く知りたいはずなので、あいまいにせずできるだけ具体的に伝えましょう。

折り返しが必要ないときは相手に伝言をお願いする

話したい相手が不在のときは、出た人に伝言を頼むのもひとつです。

伝言を頼むかどうかの判断基準は、用件を伝えればそれで済むとき。

つまり折り返しの電話が必要ないときは伝言を頼んでもいいと思います。


お手数ですが、ご伝言をお願いできますでしょうか?

「ご伝言」というワードに違和感があるかもしれませんが、これで合っています。

了解をもらったら、用件を伝えましょう。

その後、自分の名前を名乗り、相手の名前も聞いておきます。忘れずにメモをとっておきましょう。

電話を切るときは挨拶を忘れずに

用件を伝え終わったら、挨拶をして電話を切ります。

挨拶の言葉は、用件の内容に合わせて少し変えてみたほうが自然です。

伝言や折り返しを頼んでおいた場合は、


お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。

お詫びの電話だったときは、


大変ご迷惑をおかけして、申し訳ございません。

といった感じです。

最後に、「失礼いたします」といって電話を切ります。

かけたほうが先に切る、と言われている電話ですが、相手が目上だったりお客さんだったりするなら、相手が切るのを待ってからの方が無難です。

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