携帯電話は外出中でも連絡が取れたり、用のある相手と直接連絡が取れたりと、さまざまなメリットがあります。
ビジネスシーンでも、今や携帯電話はなくてはならないものです。
便利な携帯電話ですが、一方でデメリットもあります。
電波状況が悪いと通話が途切れる、騒音がある場所で使うので聞こえにくい……などなど。
仕事で携帯電話を使うときはそうしたデメリットも頭に入れて使うようにしましょう。
今回は、メリットやデメリットを踏まえつつ、携帯電話を仕事で使うときのマナーや、仕事上のよくあるルールについて解説していきます。
目次
マナーを守らないと会社の印象が悪くなる
社内にいるときは社内の固定電話を使うのが原則ですが、何か緊急の事態があって、外出中に連絡を取らなければならないときもあります。
そんなときは、携帯電話の出番です。
とはいえ、社内の固定電話とは違い、携帯電話には特有のマナーがあります。
会社の印象にも関わりますから、マナーはしっかりと守るようにしましょう。
かけていい時間は基本的に就業時間内
身に着けていればいつでもつながるのが携帯電話のメリットですが、それゆえに相手側の都合にいくつか配慮が必要です。
かけていい時間は基本的に就業時間内のみ。
社内にある固定電話と同じように、昼食休憩中や終業後には使わないようにしましょう。
用件の緊急度が高ければ、時間帯に関わらずすぐに電話をかけるべき場合も、もちろんあります。
そして、電話に相手が出たときには、
と必ず相手の都合を伺うようにしましょう。
10コールで出なかったら一旦あきらめる
あなたが電話をかけるときは、何コール目まで待つことにしていますか？
ビジネスにおいては、だいたい10コール鳴らして出られないようなら、相手の都合が悪いと考えられます。
コールがなり続けると迷惑になることもあるので、相手が出ないなら一旦あきらめましょう。
重要な用件を話さない
技術が発達してきているとはいえ、固定電話に比べると携帯電話はどうしても電波が不安定です。
通信状態が悪いときは途中で会話が途切れてしまうこともあるので、重要な情報が伝えきれないケースがあります。
そういった場合はかけ直すのにも時間がかかり、自分も相手も非常にモヤモヤしてしまいます。
また、外で話していると会話の内容を周りにいる人に聞かれてしまうリスクもあります。
聞かれては困るような内容を話すとき、例えば個人情報を取り扱うときだったり、お金に関することなどは外で話さないほうが無難です。
外出中に取引先などから電話がかかってきたときは、
- 会社に帰ってから折り返しの電話をかけることを伝える
- 静かな場所に移動してからかけ直す
などで対応しましょう。
静かな場所に移動するときは
静かな場所に移動するときには、
と相手に了解をもらってから移動します。
電波が急に不安定になったりするので、緊急性の高いとき以外は移動しながら連絡を取り続けるのは控えましょう。
どうしても、歩きながらなど、不安定な場面で電話をかけなければならないときは、
と相手に注意を促しておきましょう。
留守電は簡潔に
電話は相手に着信履歴が残るため、たとえ出られなくても「何のための電話だったのか」は留守電で伝えておいた方が良いでしょう。
留守電のメッセージを入れるときには、まず社名と名前を伝えます。
そして内容は簡潔に、以下は例です。
ここまで詳細に連絡することはあまりないかもしれませんが、連絡がほしいか、こちらから再度連絡するのかは最低限伝えておきましょう。
緊急性の高い用件でないときは、
と、相手を焦らせることのないように配慮したメッセージを残しておくのも良いでしょう。
