電話対応のあるある、「相手の名前が聞き取れないとき」の対策

電波状況や周りの話し声など、電話で話すときは対面して話すときと比べて声が聞き取りにくくなります。

名前などは間違えて取り次ぐわけにはいかないので、何度も相手に聞き直してしまった……という人も多いんじゃないかと思います。

そこで、「電話で相手の声が聞き取りにくいとき」にできる対策をいくつか集めてみました。

いずれの対策も、共通するポイントは「失礼のないように」です。

何度も同じ話をする、という状況は人によっては大きなストレスになります。

クッション言葉をつかう、聞こえない理由を納得できるように伝える……などなど、相手を怒らせないように気を配りましょう。

お名前をもう一度……


恐れ入ります。お名前をもう一度お伺いできますでしょうか?

電話対応をしたことがある人なら誰もが一度は口にしたことがあるのではないでしょうか?

ポイントはクッション言葉です。

「恐れ入ります」というフレーズが最初に入ることで、相手にお願いしやすくなります。

あんまり何度も聞くと相手に失礼なので、聞ける数は限られている、と思って少し緊張感をもって聞き取りましょう。

声が聞き取れないなら、早めに伝えてしまう

電波状況が悪い、声が通りにくい、などが原因で相手の名前どころか「何をしゃべっているのかわからない」ということもあります。

そういうときは、相手に聞き取りにくいことをはっきり伝えたほうが良いかもしれません。


恐れ入ります。お電話が少々遠いようです……。

相手は声が聞こえにくいことがわかっていないので、早めにそのことを伝えてあげると、相手も意識して大きな声で話してくれるようになるでしょう。

そして、やはり「恐れ入ります」といったクッション言葉を使うように心がけ、失礼のないようにします。

それでも聞こえないときは「何度も申し訳ございません……」と言って再びお願いしましょう。

保留を解除してでも相手の名前を聞く

保留にしてから、「メモをとるのを忘れてた!」と気付き、相手の名前がわからないまま取り次ぎした……というのもよくある失敗だと思います。

このようなときは、保留を解除し、「もう一度お名前をうかがってもよろしいですか?」と聞いてしまいましょう。


(保留を解除して)お待たせして申し訳ございません。恐れ入りますが、念のため、お名前をもう一度うかがってもよろしいでしょうか?

そしてもう一度保留にして、すぐに担当者に取り次ぎします。

静かな場所で電話できるようにする

あなたの周りが話し声などでうるさくて、電話の声が聞き取れないときの対策です。

電話の相手に何度も同じことを話してもらう前に、少し工夫してみましょう。

手っ取り早いのが、周りの人に黙ってもらうこと。

「しー」っとジェスチャーで伝えたり、それで伝わらなさそうだったら一度電話を保留にして、口で「静かにしてほしい」と言います。

そういったことができない雰囲気なら、一度電話を切り、別の部屋で再びかけ直す、といった手段も考えられます。

別室で相手に電話をかけ直した後は、「申し訳ございません、先ほど部屋が取り込んでおりましたので、別の部屋へ移動いたしました」など、理由が話せれば良いですね。

まとめ

  • 名前をたずねるときは、クッション言葉で丁寧に聞く
  • そもそも声が聞き取りにくいときは、はっきりそう伝えてしまう
  • 保留を解除して名前をたずねるのもアリ
  • 周りがうるさいときは移動する

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